Agile transformatie

Een agile transformatie verwijst naar de overgang van een organisatie naar een flexibeler en adaptiever werkmodel dat gebaseerd is op de principes van agile werken. Agile is een aanpak die oorspronkelijk is ontwikkeld voor softwareontwikkeling, maar in de loop der jaren is uitgebreid naar andere gebieden en sectoren. Agile betekent letterlijk “behendig/ lenig/ vlug”.

Tijdens een agile transformatie worden verschillende aspecten van de organisatie beïnvloed, zoals de organisatiestructuur, de besluitvormingsprocessen, de teamdynamiek, de communicatiekanalen en de rol van leiderschap. Het doel is om een omgeving te creëren waarin teams autonoom werken, snel inspelen op veranderingen, nauw samenwerken met belanghebbenden en een continue verbetering nastreven.

Een succesvolle agile transformatie vereist betrokkenheid en ondersteuning van het management en alle lagen van de organisatie. Een agile organisatie zorgt ervoor dat een bedrijf sneller innoveert, klantgerichter is, betere kwaliteit levert en meer wendbaar is in een voortdurend veranderende zakelijke omgeving.

Wetenschappelijk bewijs voor agile transformatie

Er komt meer en meer wetenschappelijk bewijs dat agile werken werkt. Uit onderzoek van MIT blijkt bijvoorbeeld dat agile organisaties klantgerichter werken en innovatiever zijn. Hierdoor groeien agile organisaties 37% sneller en maken ze 30% meer winst dan traditionele werkende organisaties. Daarnaast tonen diverse studies aan dat medewerkers gelukkiger zijn wanneer er op een agile manier wordt gewerkt.

Een agile transformatie omvat vaak het implementeren van agile methodologieën zoals Scrum, Kanban of Lean, evenals het bevorderen van een agile mindset en waarden binnen de organisatie. Een agile mindset gaat uit van vier belangrijke waarden:

Samenwerken met de klant is essentieel voor succes
Lever in kleine transparante stappen concreet zichtbaar of tastbaar resultaat
Inspelen op veranderende prioriteiten is belangrijker dan het volgen van een plan
Kort cyclische face-to-face interactie met collega’s met uiteenlopende expertise leidt tot succes

Binnen organisaties wordt vaak gedacht dat een agile transformatie betekent dat ‘de hele boel op z’n kop moet’ en dat alles anders gaat worden. Maar in de praktijk blijkt dat heel erg mee te vallen. Agile draait namelijk niet zozeer om het anders doen van het bestaande werk. Het draait veel meer om het anders kijken naar het bestaande werk.

Being Agile vs Doing Agile

We spreken binnen verandermanagement vaak over hard (filosofieën, methodes en tools) en zacht (gedrag). Om agile succesvol toe te passen binnen organisaties is het noodzakelijk dat er verandering komt in de manier van werken én de manier van doen. Het is daarom belangrijk het verschil te definiëren tussen “Doing Agile” en “Being Agile”. Het volgen van bijvoorbeeld het Scrum raamwerk (Doing Agile) zal voordelen brengen voor de organisatie, maar de echte winst zit in het creëren van de juiste mindset (Being Agile). Being Agile is lastiger. Een organisatie die echt agile is organiseert zich rond de klant, kijkt naar de toekomst en innoveert. Being Agile gaat bovendien om een veilige werkomgeving waar vanuit vertrouwen wordt gewerkt en men continu leert en probeert.

Agile methodologieën

De meest bekende agile methodologieën zijn Scrum, Lean en Kanban.

Scrum

Scrum is de populairste agile methode, het is een raamwerk waarbinnen teams hun aanpak continu kunnen blijven verbeteren. Kenmerkend voor scrum is dat het grote vraagstukken opknipt in kleine projectjes, die sprint heten, met een vaste lengte.

Scrum heeft de volgende uitgangspunten:

Toewijding: iedereen moet zich er vol voor inzetten
Focus: iedereen moet zich focussen op wat er in de sprints gedaan moet worden
Openheid: men moet elkaar goed op de hoogte houden van de voortgang en mogelijke problemen
Respect: iedereen moet elkaar respecteren
Lef: men moet lef hebben om zaken te benoemen, vragen te stellen en met nieuwe oplossingen te komen

Een sprint is een afgebakende tijdsperiode binnen een agile scrum project. Elke sprint duurt telkens even lang, meestal tussen de 1 en 4 weken (afhankelijk van het project), en volgen elkaar steeds direct op. Elke sprint wordt beschouwd als een klein zelfstandig project, waarin een bepaald doel bereikt moet worden. De doorlooptijd is kort om te voorkomen dat er onduidelijkheid en risico’s ontstaan. Na afloop van elke sprint worden deelresultaten opgeleverd, feedback opgehaald binnen de organisatie en eventuele verbeteringen doorgevoerd, waardoor het uiteindelijke doel steeds dichterbij komt.

Het grote voordeel van werken met agile sprints is het hoge tempo waarop gewerkt kan worden, het gecreëerde draagvlak in de organisatie en de mogelijkheid om tussentijds bij te sturen.

Lean

Lean is een agile methode binnen operations management die erop gericht is om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspilling. Door verspillingen te elimineren gaan de operationele kosten omlaag, wat in het algemeen leidt tot een verbetering van het bedrijfsresultaat.

Binnen lean worden drie groepen activiteiten onderscheiden:

Waarde toevoegende activiteiten - deze moeten behouden worden
Niet-waarde toevoegende activiteiten – deze zijn echter wel nodig om aan externe en interne eisen te voldoen, bijvoorbeeld aan wet- en regelgeving. Deze moeten verminderd worden
Verspillingen - deze moeten geëlimineerd worden

Omdat verspillingen en niet-waarde toevoegende activiteiten vaak meer dan 90% van het werk zijn, is er veel verbetering mogelijk als de lean methode daarop toegepast wordt.

Kanban

Kanban is een agile methode die komt uit de Japanse taal, kan betekent 'visueel' en ban 'kaart' of 'bord'. Het is een systeem om te signaleren (met bijvoorbeeld kaartjes) wanneer iets nodig is en kan gebruikt worden om van alles in het leven te organiseren.

Kanban is een effectief middel ter ondersteuning van het beheer van een productiesysteem als geheel. Daarnaast is het een uitstekende manier om verbeteringen te starten. Probleemgebieden en knelpunten komen namelijk naar voren zodra het aantal kanbankaarten in omloop, en daarmee de hoeveelheid onderhanden werk, wordt verminderd.

De principes van Kanban zijn als volgt:

Visualiseer het onderhanden werk
Beperk de hoeveelheid onderhanden werk
Trek het werk van de ene kolom (werkplek) naar de andere
Monitoren, wijzigen, verbeteren